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DATAPOOL ONE - Der Volltext und Barcode Dienst

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DATAPOOL ONE
Die Software zur automatischen Volltext Erstellung und Barcode Verarbeitung arbeitet als selbständiger Windows Server Dienst vollautomatisch und ist das ideale Tool zur Automatisierung Ihres Dokumentenworkflows.


Vorteile auf einen Blick :
  • automatische Trennung von mehrseitigen Tif oder PDF Dateien
  • Erkennung und Verarbeitung von unterschiedlichen Barcodes (1D, 2D und Postal Barcodes) innerhalb der Dateien
  • automatische Bildung von durchsuchbaren PDF Dateien
  • automatische Speicherung in unterschiedlichen Verzeichnissen je nach Barcodeinhalt oder administrativer Vorgabe
  • automatische Bildung von durchsuchbaren PDF Dateien
  • automatische Dateibenennung nach Ihren Vorgaben (Barcodewert / feste Werte / Datum / vorlaufende Nummer uvm.)
  • automatische Bildung einer Verzeichnis - Struktur anhand Barcode Inhalten
  • Optionale Möglichkeit zum automatischem E-Mail Versand erstellter Dateien
  • PlugIn System zur Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen

Mit DATAPOOL ONE besteht die Möglichkeit, PDF und TIFF Dateien welche im Netzwerk durch Multifunktionsgeräte, Netzwerkscanner oder auch durch manuelle Speicherung uä. erfasst werden, zentral über unseren automatischen Windows Dienst DATAPOOL ONE zu verarbeiten.
Dabei werden anhand einer vorkonfigurierten Einstellung Barcodes innerhalb der Dateien gelesen, anhand der Barcodes getrennt und die Einzeldateien mit dem Wert des Barcodes als Dateiname im PDF, PDF/A  oder Multipage TIF Format neu gespeichert. Optional kann eine durchsuchbare PDF oder PDF/A Datei mit Volltextinformationen gebildet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Volltext in einer Textdatei ausgeben zu lassen. Das Modul arbeitet dabei selbstständig als Windows Server Dienst ohne Benutzerinteraktion.

Barcodes und Volltext

DATAPOOL ONE erkennt 26 verschiedene Barcode Typen, es kann die Ausrichtung und die Länge der zu lesenden Barcodes benannt sowie ein genaues Suchmuster verwendet werden. Dies bietet die Möglichkeit, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verarbeiten und nachgelagerten Workflows zuzuführen.

Flexibel dank PlugIn System
Durch unser integriertes PlugInsystem in DATAPOOL ONE können kundenspezifische Anforderungen einfach ungesetzt werden. So ist zum Beispiel ein Datenbankabgleich anhand gelesenem Barcodewert und Ermittlung weiterer Daten möglich. Auch können erstellte Dateien automatisch per E-Mail versendet werden.

Keine Volumenbegrenzung
DATAPOOL ONE ist nicht limitiert / begrenzt hinsichtlich zu verarbeitender Datei / Dokumentseiten pro Jahr.

Funktionsüberblick
  • zentrale Verarbeitung über Import- & Exportverzeichnisse aus unterschiedlichen Quellen,
  • insgesamt 26 verschiedene Barcodetypen bestehend aus 1D, 2D und Postal Barcodes sowie deren Kombinationen stehen zur Auswahl
  • Unterstütze Quell- / Zielformate: JPG, TIF, PDF, PDF/A, durchsuchbare PDF, durchsuchbare PDF/A
  • Bildung durchsuchbarer PDF,  PDF/A Dateien mit Volltextkatalog
  • Unterstützung des Langzeitarchivierungsformat PDF/A
  • vorhandener Volltextkatalog in PDF Dateien bleibt erhalten
  • Mehrere Barcodes pro Seite lesbar
  • Angabe der gewünschten Ausrichtung beim Lesen, von Links nach Rechts, von Oben nach Unten usw. sowie deren Kombinationen
  • Angabe der gewünschten Barcodelänge beim Lesen, um gewünschte Barcodes längenbasiert zu ermitteln, einstellbare Minimum und /oder Maximumlänge
  • Angabe komplexer Suchkriterien über Regular Expressions, um gewünschten Barcode eindeutig zu identifizieren
  • Löschfunktion, um Dokumentseiten mit entsprechendem Barcode aus dem fertigen Dokument zu entfernen
  • Entfernung von Leerseiten
  • Trennung nach Barcode und Dateinamensvergabe nach Barcodewert, Datum, Zeit und / oder festem Eintrag
  • automatische Erstellung von Indexdateien zu jedem Dokument mit variablem Inhalt wie Barcodewert, Barcodetyp, festen Einträgen uvm.
  • automatische Bildung einer Verzeichnis - Struktur anhand Barcode Inhalten
  • Unterstützung komplexer Verarbeitungsprozesse durch den Aufruf weiterer Anwendungen vor und nach der Verarbeitung
  • integriertes PlugIn System, um spezielle Kundenanbindungen zu realisieren
Mögliche Anwendungsgebiete

sind unter anderem
  • Rechnungseingangsverarbeitung
  • automatisierte Überführung von Dokumenten in die Warenwirtschaft
  • Bestimmung des Zielverzeichnisses anhand Barcode Wert
  • Mandantenverwaltung
  • automatische Konvertierung von MultiPage TIF in PDFa
  • Scandienstleistung
  • Fertigungsprozesse
  • Patientenverwaltung
  • automatische Volltextbildung vorhandener Dokumente

unterstützte Barcodetypen
  • Code 128, Code 39, EAN-13, EAN-8, UPC-A Barcode, UPC-E, Code 93, Code 11, Codabar, Standard 2 of 5
  • Interleaved 2 of 5, Telepen, Patch code, Australia postal barcode, Intelligent Mail postal barcode, Planet postal barcode
  • Postnet postal barcode, RoyalMail postal barcode, RSS-14 barcode (ISO 24724), RSS-14 Stacked barcode (ISO 24724)
  • RSS Limited barcode (ISO 24724)
  • RSS Expanded barcode (ISO 24724), RSS Expanded Stacked barcode (ISO 24724), Data Matrix, QR Code, PDF417
Indexdateien
  • Erzeugung von Indexdateien in den Formaten txt, csv oder xml (andere Formate auf Anfrage möglich)
  • Möglicher Index-Inhalt: Barcoderwert, Barcodertyp, kompletter Pfad des erstellten Dokumentes, feste Einträge, aktuelles Datum und Zeitangabe. Es besteht die Möglichkeit, eine Indexdatei pro erstelltem Dokument oder pro Abarbeitungsverzeichnis zu erzeugen
PlugIn System
  • Einfach Erstellung von PlugIns, um kundenspezifische Anforderungen umzusetzen
  • z.B Datenbankabgleich anhand gelesenem Barcodewert und Ermittlung weiterer Daten
  • Mail PlugIn zum automatischem E-Mail Versand erstellter Dateien
  • uvm.

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Systemvoraussetzung

  • Microsoft Windows 7
  • Microsoft Windows 8
  • Microsoft Windows 10
  • Microsoft Windows Server 2008
  • Microsoft Windows Server 2012
  • Microsoft Windows Server 2016
  • Microsoft Framework 4.0 oder höher

Supportvertrag


Die Jahressupportpauschale ist für das erste Jahr im Kaufpreis enthalten, umfasst Hotline und Programmupdates (jährlich einmal inkl. aller Programmweiterentwicklungen).
Der Supportvertrag ist jährlich mit 45tägiger Frist zum Ablauf kündbar.






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  • Unterschiedliche Konfigurationen sofort nutzbar
  • Hohe Sicherheit durch Trennung von Anwender und Administation
  • Historienfunktion mit Barcode Nachdruckfunktion

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