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DATAPOOL ONE - automatisch durchsuchbarer PDF Dateien erstellen

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DATAPOOL ONE - Die Software zur automatischen OCR Volltext Bildung und Ausgabe von durchsuchbaren PDF und PDF/A Dateien. Gleichzeitig können über die integrierte  Barcode Erkennung Ihr Dokumentenworkflow gesteuert und Dokumentenspezifisch ausgegeben werden.

Die Software arbeitet als selbständiger Windows Dienst vollautomatisch und ist das ideale Tool zur Automatisierung Ihres Dokumentenworkflows.


Vorteile auf einen Blick :
  • Automatische Umwandlung von vorhandenen Dateiten in durchsuchbaren PDF oder PDF/A Dokumente. Textinhalte können somit gesucht, markiert und kopiert werden.
  • automatische Speicherung in unterschiedlichen Verzeichnissen je nach administrativer Vorgabe oder automatische Steuerung über einen Barcodeinhalt
  • Bildung einer Verzeichnis Struktur anhand vom Barcode Inhalten
  • automatische Dateibenennung nach Ihren Vorgaben (Barcodewert / feste Werte / Datum / vorlaufende Nummer uvm.)
  • automatische Trennung von mehrseitigen Tif oder PDF Dateien
  • Erkennung und Verarbeitung von vielen unterschiedlichen Barcodetypen (1D, 2D und Postal Barcodes) innerhalb der Dateien
  • Selbständiger Windows Dienst - kein Benutzereingriff notwendig
  • Optionale Möglichkeit zum automatischen E-Mail Versand erstellter Dateien
  • PlugIn System zur Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen

Automatisch durchsuchbare PDF Dateien erstellen

Mit DATAPOOL ONE besteht die Möglichkeit, PDF und TIFF Dateien, welche im Netzwerk durch Multifunktionsgeräte, Netzwerkscanner oder auch durch manuelle Speicherung u.ä. erfasst wurden, zentral über DATAPOOL ONE zu verarbeiten.

Dabei werden anhand einer vorkonfigurierten Einstellung Dokumente in durchsuchbare PDF oder PDF/ A Dateien gespeichert. Textinhalte können somit Verzeichnisübergreifend gesucht, markiert und kopiert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Volltext in einer Textdatei ausgeben zu lassen. Das Modul arbeitet dabei selbstständig als Windows Dienst ohne Benutzerinteraktion.

Dokumente mit Barcodes automatisch verarbeiten

DATAPOOL ONE erkennt 26 verschiedene Barcode Typen. Unterschiedliche
Barcodes innerhalb einer Datei können gelesen, Dateien getrennt und die Einzeldateien mit dem Wert des Barcodes als Dateiname im PDF, PDF/A  oder Multipage TIF Format neu gespeichert werden. Es kann die Ausrichtung und die Länge der zu lesenden Barcodes benannt sowie ein genaues Suchmuster verwendet werden. Dies bietet die Möglichkeit, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verarbeiten und nachgelagerten Workflows zuzuführen.

Flexibel dank PlugIn System
Durch unser integriertes PlugInsystem in DATAPOOL ONE können kundenspezifische Anforderungen einfach ungesetzt werden. So ist zum Beispiel ein Datenbankabgleich anhand gelesenem Barcodewert und Ermittlung weiterer Daten möglich. Auch können erstellte Dateien automatisch per E-Mail versendet werden.

Keine Volumenbegrenzung
DATAPOOL ONE ist nicht limitiert / begrenzt hinsichtlich zu verarbeitender Datei / Dokumentseiten pro Jahr.

Funktionsüberblick
  • zentrale Verarbeitung über Import- & Exportverzeichnisse aus unterschiedlichen Quellen,
  • insgesamt 26 verschiedene Barcodetypen bestehend aus 1D, 2D und Postal Barcodes sowie deren Kombinationen stehen zur Auswahl
  • Unterstütze Quell- / Zielformate: JPG, TIF, PDF, PDF/A, durchsuchbare PDF, durchsuchbare PDF/A
  • Bildung durchsuchbarer PDF,  PDF/A Dateien mit Volltextkatalog
  • Unterstützung des Langzeitarchivierungsformat PDF/A
  • vorhandener Volltextkatalog in PDF Dateien bleibt erhalten
  • Mehrere Barcodes pro Seite lesbar
  • Angabe der gewünschten Ausrichtung beim Lesen, von Links nach Rechts, von Oben nach Unten usw. sowie deren Kombinationen
  • Angabe der gewünschten Barcodelänge beim Lesen, um gewünschte Barcodes längenbasiert zu ermitteln, einstellbare Minimum und /oder Maximumlänge
  • Angabe komplexer Suchkriterien über Regular Expressions, um gewünschten Barcode eindeutig zu identifizieren
  • Löschfunktion, um Dokumentseiten mit entsprechendem Barcode aus dem fertigen Dokument zu entfernen
  • Entfernung von Leerseiten
  • Trennung nach Barcode und Dateinamensvergabe nach Barcodewert, Datum, Zeit und / oder festem Eintrag
  • automatische Erstellung von Indexdateien zu jedem Dokument mit variablem Inhalt wie Barcodewert, Barcodetyp, festen Einträgen uvm.
  • automatische Bildung einer Verzeichnis - Struktur anhand Barcode Inhalten
  • Unterstützung komplexer Verarbeitungsprozesse durch den Aufruf weiterer Anwendungen vor und nach der Verarbeitung
  • integriertes PlugIn System, um spezielle Kundenanbindungen zu realisieren
Mögliche Anwendungsgebiete

sind unter anderem
  • Rechnungseingangsverarbeitung
  • automatisierte Überführung von Dokumenten in die Warenwirtschaft
  • Bestimmung des Zielverzeichnisses anhand Barcode Wert
  • Mandantenverwaltung
  • automatische Konvertierung von MultiPage TIF in PDFa
  • Postverteilung anhand von Barcodewerten an Mitarbeiterverzeichnisse oder Email Adressen
  • Scandienstleistung
  • Fertigungsprozesse
  • Patientenverwaltung
  • automatische Volltextbildung vorhandener Dokumente

unterstützte Barcodetypen
  • Code 128, Code 39, EAN-13, EAN-8, UPC-A Barcode, UPC-E, Code 93, Code 11, Codabar, Standard 2 of 5
  • Interleaved 2 of 5, Telepen, Patch code, Australia postal barcode, Intelligent Mail postal barcode, Planet postal barcode
  • Postnet postal barcode, RoyalMail postal barcode, RSS-14 barcode (ISO 24724), RSS-14 Stacked barcode (ISO 24724)
  • RSS Limited barcode (ISO 24724)
  • RSS Expanded barcode (ISO 24724), RSS Expanded Stacked barcode (ISO 24724), Data Matrix, QR Code, PDF417
Indexdateien
  • Erzeugung von Indexdateien in den Formaten txt, csv oder xml (andere Formate auf Anfrage möglich)
  • Möglicher Index-Inhalt: Barcoderwert, Barcodertyp, kompletter Pfad des erstellten Dokumentes, feste Einträge, aktuelles Datum und Zeitangabe. Es besteht die Möglichkeit, eine Indexdatei pro erstelltem Dokument oder pro Abarbeitungsverzeichnis zu erzeugen
PlugIn System
  • Einfach Erstellung von PlugIns, um kundenspezifische Anforderungen umzusetzen
  • z.B Datenbankabgleich anhand gelesenem Barcodewert und Ermittlung weiterer Daten
  • Mail PlugIn zum automatischem E-Mail Versand erstellter Dateien
  • Ermittlung von vorhandenen PDF Annotationen und Ausgabe als Excel
  • Schnittstellen zu verschiedenen DMS Systemen
  • Cloud Schnittstellen DATEV connect online ua.
  • uvm.

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Systemvoraussetzung

  • Microsoft Windows 7
  • Microsoft Windows 8
  • Microsoft Windows 10
  • Microsoft Windows Server 2008
  • Microsoft Windows Server 2012
  • Microsoft Windows Server 2016
  • Microsoft Framework 4.0 oder höher

Supportvertrag


Die Jahressupportpauschale ist für das erste Jahr im Kaufpreis enthalten, umfasst Hotline und Programmupdates (jährlich einmal inkl. aller Programmweiterentwicklungen).
Der Supportvertrag ist jährlich mit 45tägiger Frist zum Ablauf kündbar.


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  • Unterschiedliche Konfigurationen sofort nutzbar
  • Hohe Sicherheit durch Trennung von Anwender und Administation
  • Historienfunktion mit Barcode Nachdruckfunktion

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