TR-RESISCAN - digitalisieren - archivieren - rechtssicher

Was ist TR-RESISCAN?

TR-RESISCAN ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelte Technische Richtlinie. Sie legt Standards für den Prozess des revisionssicheren Scannens fest. Ziel ist es, Papierdokumente so zu digitalisieren, dass das digitale Abbild den gleichen Beweiswert besitzt wie das Original. Durch Verwendung von geeigneten Hard- und Softwarelösungen und das Aufsetzen gesicherter Verfahren inkl. deren Dokumentation wird eine Beweis-Werterhaltung für das gescannte Beleggut erreicht und zugleich nachvollziehbare Prozesse geschaffen.

Die Implementierung des ersetzenden Scannens gemäß der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) ermöglicht Unternehmen und Behörden, Papierdokumente rechtssicher zu digitalisieren und anschließend die Originale zu vernichten. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um die Integrität und Beweiskraft der digitalen Dokumente zu gewährleisten.

Wichtige Aspekte des ersetzenden Scannens nach TR-RESISCAN:

• Verfahrensdokumentation: Eine detaillierte Dokumentation des gesamten Scanprozesses ist unerlässlich. Sie stellt sicher, dass alle Schritte nachvollziehbar sind und die digitalen Dokumente den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
  

• Schutzbedarfsfeststellung: Vor der Digitalisierung ist es wichtig, den Schutzbedarf der Dokumente zu ermitteln. Dies beeinflusst die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die während des Scanprozesses umgesetzt werden müssen
  

• Qualitätssicherung und Integrität: Die eingesetzten Scanlösungen sollten Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegrität, wie Hashwertbildung und digitale Signaturen, beinhalten. 

• Revisionssichere Archivierung: Nach dem Scannen müssen die digitalen Dokumente in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden, um Manipulationen auszuschließen und die langfristige Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Branchenanwendungen:

Das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN findet Anwendung in verschiedenen Bereichen, darunter:

• Gesundheitswesen: Digitale Patientenakten ermöglichen eine effiziente und sichere Verwaltung von Gesundheitsdaten.?

• Personalwesen: Die digitale Personalakte erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten und reduziert den Bedarf an physischen Archiven.?

• Öffentliche Verwaltung: Behörden profitieren von der Digitalisierung durch effizientere Prozesse und Platzersparnis.?

Rechtliche Rahmenbedingungen:

Die Umsetzung des ersetzenden Scannens muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die TR-RESISCAN dient dabei als Leitfaden, um die rechtlichen und technischen Anforderungen zu erfüllen. ?

Vorteile von TR RESISCAN

1. Rechtssicherheit

• Dokumente sind beweisfähig und revisionssicher archiviert
  
• Entspricht Anforderungen von Gerichten und Aufsichtsbehörden
  
  

2. Effizienzsteigerung

• Wegfall von Papierarchiven
• Schnellere Abläufe durch digitale Verfügbarkeit
  

3. Kosteneinsparungen

•  Reduzierte Lager- und Verwaltungskosten
  
• Einsparung durch optimierte Workflows

4. Vertrauenswürdigkeit

• Standardisiertes, transparentes Verfahren
• Schutz vor Manipulation und Datenverlust
  

• Grundlage für moderne digitale Prozesse
  
• Integration in bestehende IT-Landschaften möglich