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ABBYY Recognition Server

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Konvertierung bereits archivierter Dokumente und neuen Daten
ABBYY Recognition Server ermöglicht die Umwandlung großer Dokumentenmengen in durchsuchbare Volltextformate für Dokumentenmanagement und Archivierung. ABBYY Recognition Server bietet sowohl eine Volltextumwandlung als auch eine einfache Indexierung bildbasierter Dokumente. Nach der Umwandlung der Dokumente in PDF, XML* und andere Formate haben die Anwender die Möglichkeit, die Erkennungsqualität oder Indexierungsfelder manuell zu überprüfen. Die einfach zu nutzenden Integrationstools dieser Lösung helfen bei der direkten Bereitstellung von Daten in Archiven, SharePoint Servern oder anderen Backend-Systemen.

Dokumentenkonvertierung rund um die Uhr
Als ein serverbasiertes System bietet Recognition Server zeitlich unbegrenzten Zugriff auf OCR-Umwandlung, und dies ohne die Installation von Software auf die einzelnen Workstations. Die Benutzer können einfach eine E-Mail senden oder Dokumente in einem vorgegebenen Ordner ablegen und erhalten so in kürzester Zeit exakte und durchsuchbare Informationen und Dokumente. Recognition Server kann außerdem mit MFPs und Netzwerkscannern verknüpft werden. Auf diese Weise können gescannte oder kopierte Dokumente jeden Tag automatisch verarbeitet werden.



Erhöhte Produktivität für den juristischen Sektor
ABBYY Recognition Server bietet eine flexible und exakte Technologie für die Verwaltung und Katalogisierung. Ein exaktes Content Management ist besonders für Anwaltskanzleien wichtig, in denen täglich eine große Menge an Informationen eingehen und verarbeitet werden. Auch wenn dabei viele der elektronischen Dokumente in einem durchsuchbaren elektronischen Format eingehen, sind E-Mail-Anhänge oft in nicht editierbaren Formaten, wie gescanntes PDF, JPEG oder TIFF, was zu einer Verzögerung bei der Erfassung wichtiger Daten führen kann. Recognition Server wandelt diese „nicht zugänglichen" Informationen schnell und einfach in durchsuchbare Dateien um (vollständig mit Bates-Stempeln und im Originalformat).

Enterprise Search Systeme
ABBYY Recognition Server bietet Module für Enterprise Search Systeme. Die Module für Google Search Appliance™ (GSA) und Microsoft® IFilter** arbeiten als OCR-Service im Hintergrund und unterstützen Unternehmen beim Auslesen von Informationen aus bildbasierten Formaten. Damit können Unternehmen automatisiert und kosteneffektiv auf Informationen zugreifen, die bereits im Unternehmensnetzwerk vorhanden, jedoch bisher nicht per Suchfunktion auffindbar waren.

Langjährige Projekterfahrung
Wir, die DATAPOOL GmbH Competence for Documents, verfügen als zertifizierter ABBYY Partner über langjährige Projekt-Erfahrung mit ABBYY Produkten. 

   

Kontaktieren Sie uns unter 030.210052250 für ein individuelles Beratungsgespräch, damit wir auch Ihnen die Vorteile aufzuzeigen können.



Funktionsüberblick über die Schritte der Dokumentenverarbeitung

Scannen:
Bilder werden von einem Operator auf der Scanstation gescannt und dann an ABBYY Recognition Server gesendet. Importieren von Dokumenten: Der Server Manager importiert Dateien aus bestimmten Eingabeordnern (d.h. gemeinsam genutzte Ordner, FTP-Ordner oder E-Mail Postfächer) und importiert diese in die Verarbeitungswarteschlange.

Erkennung: Recognition Server verteilt die Dateien für die Erkennung auf die verfügbaren Verarbeitungsstationen. Die einzelnen Workflows für die Verarbeitung der Dokumente auf den verfügbaren Verarbeitungsstationen werden vom Server Manager verwaltet und überwacht. Beide Komponenten arbeiten als Dienste unter Windows und können getrennt im Netzwerk oder auf einer Workstation installiert werden.

Verifizierung (optional): Bei Dokumenten mit niedriger Bildqualität oder wenn eine besonders hohe Erkennungsgenauigkeit erforderlich ist können die jeweiligen Dokumente optional an eine Verifizierungsstation zur manuellen Korrektur durch einen Verifizierungsoperator gesendet werden. Der Server Manager übergibt die Dokumente entsprechend den Workfloweinstellungen an die Verifizierungsstationen.

Dokumententrennung: Nach Erkennung und Überprüfung können Dokumente anhand von Leerseiten, Strichcodes oder nach festgelegter Seitenzahl getrennt werden. Zur Erstellung eigener Trennungsregeln können auch Skripte eingesetzt werden.

Klassifizierung und Indexierung (optional): Unternehmen können wählen ob die Daten manuell oder anhand individuell angepasster Skripte indexiert werden soll. Manuelle Indexierung kann auf der Indexierungsstation durchgeführt werden. Über selbst definierte Skripts können intelligente Import- und Bereitstellungsmöglichkeiten erzeugt werden, die auf den Dokumenteneigenschaften sowie auf Metadaten basieren.

Exportieren: Nach Erkennung und Überprüfung übergibt der Server Manager das Dokument an das vordefinierte Ziel, beispielsweise aneinen Netzwerkordner, eine SharePoint-Bibliothek*, eine E-Mail-Adresse oder an weitere Anwendungen die die Recognition Server API nutzen.

Konfiguration und Management

Management und Administration: ABBYY Recognition Server wird per Fernzugriff über die Microsoft Management Console (MMC) verwaltet. Alle Systemeinstellungen einschließlich Workflows, Joblisten, Eigenschaften der Verarbeitungsstationen, Lizenzen und Serverprotokolldateien können von einem zentralen Standort aus bearbeitet werden.

Workflows zur Konvertierung und Jobverteilung: Ein Workflow in Recognition Server besteht aus einer Reihe von Verarbeitungsparametern, die Dokumenteneingabequellen, Verarbeitungsstufen und Bereitstellungsmethoden beinhalten. Ein Job ist die kleinste Verarbeitungseinheit und kann ein oder mehrere Bilder oder PDF-Dateien enthalten. Der Administrator legt im Voraus die Prioritäten für jeden Workflow fest und stellt so sicher, dass alle Jobs in der Reihenfolge ihrer Priorität verarbeitet werden.

Zeitgesteuerte und effiziente Verarbeitung: Administratoren können einzelne Workflows flexibel auf bestimmte Zeitpunkte oder Zeitintervalle (z.B. täglich, wöchentlich, monatlich) legen, um die Effizienz zu erhöhen und weniger arbeitsintensive Phasen (z.B. in der Nacht) auszunutzen. Administratoren können zudem das System so konfigurieren, dass die verschiedenen Verarbeitungsstationen zu unterschiedlichen Zeiten
eingesetzt werden.